么？你说现在才9月初，为什么要说到年会？年会不是好几个月之后的事情吗？并非如此，现在正式开展筹备的。
过了这个村，就不是这个钱了。
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关于今年年会……你不要说了我先头疼一会。
年会作为一个大多数员工都会期待的日子，却是策划人员的噩梦。即便是找了专业的代理公司负责，做对接人也不是什么轻松的事情。毕竟年会涉及到公司的精神、文化、风格、体系、战略等等，是不可能全部交给外包去决定的——如果你这么干，老板就要干你了。
所以，今天我们来聊一聊：作为甲方，你该如何进行年会筹备，又应该做什么呢？
笔者之前在知乎上有过一篇回答，比较粗略：
https://www.zhihu.com/question/53393164/answer/135789619
整体是根据具体任务，用倒推法来推算时间的。但是根据具体执行的需要，时间本身当然需要调整，往往会不那么容易推算时间表。这里本人将按照模块来梳理年会需要做的基本准备工作，并从甲方的角度叙述大体该如何安排时间。
班子组建
万事俱备，没了东风啥都不行——诸葛亮。
对一场活动来说，班子是重要的，是推动活动执行的东风。对于甲方来说，明确公司里谁可以在年会筹备这件事上帮忙，这是非常必要的。
材料准备、供应商选择、方案预审、kv、细节对接、采购核算、节目监督、催场、主持……如果你可以一个人搞定所有问题，那我只能选择跪拜了。在筹备的开始阶段，就要跟相关人员碰个头打个招呼，即便是在年会开始前一个月才需要麻烦他，也务必提前安排。
跟人事沟通，确定核心人员在相关时期的休假安排，以及可能需要他们参与对接的时间，准备一份表格。不必过于详细，这张表的主要作用是：紧急需要帮忙时不至于从头开始想要找谁。
《表格1：2017公司年会内部筹备人员联络表》
拿到乙方的方案，并审议修改通过后，准备工作应该已经有了框架。这时，根据所有准备工作涉及到的项目，明确分工，制定表格。
表格必须包括所有目前能够想到内容的执行人和负责人。执行人可为乙方或甲方，而负责人需要为甲方。负责人的工作是对接修改细节，以及监督到位与否，人选建议从表格1中按职位抽取。
这张表格应该在在乙方提供的《2017公司年会项目进度表》之上进行修改补充得到。
《表格2：2017公司年会项目进度表（含执行人及负责人）》
在活动筹备的中后期，也就是活动开始前1个月左右，大部分准备工作应该已经开展甚至接近尾声了。这时年会执行当天，或者当天及前一天，具体的明确职责就很有必要了。届时，需要有正确的人去处理突发情况，管理工作细节等。
因此，需要和乙方全方位沟通，制定表格。表格应该包括当日所有负责人的电话，包括甲方和乙方雇佣的第三方供应商、场地提供商等。
如果你足够有心，可以将就近的医疗站、消防局等的电话查明家在表格里。这件事情务必要求乙方全力配合，明确到人。
《表格3：2017公司年会当日联络单》
时间管理
计划赶不上变化，没有计划就要被变化按在地上摩擦——鲁讯。
时间安排是重要的。当然，这篇文章讲的就是如何做年会筹备的时间安排，放在这里可能显得有点突兀。
一切的起点，都在决定开始筹备年会的那一刻。那么，公司到底应该提前多久筹备年会？我们来简单算一下——一般来说，公司举办年会的时间在元旦之后，过年之前，我们姑且算作有7周时间吧。举办年会租用场地，一般是租用2天以便彩排和装潢。那么，同一个场地只有25个档期。拿上海来说，能举办超过1000人晚宴的外租场地总共不到10个，也就是仅有250个可用档期。而上海规模超过1000人的常驻公司有几千家呢？人数更少一些，场地的选择是多了，可公司多得更多，尤其是那些物美价廉的好场地，想在如意的时间抢到手更是难上加难。另外，很多活动公司常年垄断优质场地，也给这场战争增加了很多难度。
所以一般来说，建议提前4-6个月选择场地并签下预定。这么早可能老板还没想到年会的事情——如果你确定对接人一定会是自己，那不要在乎怎么多，先选起场地和供应商吧！
做张表格丢给老板，让他去琢磨。
《表格4：2017公司年会场地和供应商预审表》
选好供应商，把需求说清楚，就自然能催到一份表格，上面已经提到过了。
就算策划想的再好，年会筹备过程中流程是不可能不变化的。尽管如此，提前估好流程也是必要的，对主持人、演员来说，知晓每个环节的时间节点能扼杀不少麻烦。
这份表格不用你来做，只需要向乙方催要，然后审下就可以了。同时你可以拿到其他材料，和时间
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